Sistema para la Administración del Riesgo Operativo

(iv) Revisoría Fiscal tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:
El Revisor Fiscal debe elaborar un reporte semestral, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARO.

A su vez debe poner en conocimiento del Representante Legal los incumplimientos del SARO, sin perjuicio de la obligación de informar sobre ellos a la Junta Directiva .

(v) Auditoría Interna o quien ejerza el control interno tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

El Comité de Auditoría Interna, debe evaluar periódicamente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARO con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Así mismo, debe informar los resultados de la evaluación a la Unidad de Riesgo Operativo y al Representante Legal.

También debe realizar una revisión periódica del registro de eventos de riesgo operativo e informar al Representante Legal sobre el cumplimiento de las condiciones señaladas en el numeral 3.2.5. de la Circular Externa 048 en relación con el registro de eventos de riesgo operativo.

e. Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo operativo.

Como se mencionó anteriormente el riesgo operativo se identificará controlará y monitoreará mediante los siguientes procesos:

• Procedimiento para el manejo del servicio no conforme, este procedimiento tiene como objetivo la identificación de todo tipo de conductas o eventos que constituyan el incumplimiento de un proceso o de un procedimiento establecido en Sekuritas o de un requisito legal. Adicionalmente este procedimiento pretende identificar las quejas de los clientes y/o de cualquier externo en relación con nuestras actuaciones. Todo evento de riesgo operativo deberá ser registrado como una no conformidad y posteriormente registrado en el “Registro de Eventos de Riesgo Operativo”. Vale la pena aclarar que toda no conformidad no constituye un evento de Riesgo Operativo.
• Procedimiento para el manejo de Acciones de Mejora (Correctivas y Preventivas). Mediante este procedimiento se establecen los pasos a seguir para llevar a cabo las acciones de mejora. Las acciones de mejora pueden tener su origen en no conformidades existentes o potenciales.
  Mediante las acciones de mejora se pretende identificar las causas o posibles causas de una no conformidad y establecer el plan de trabajo para eliminar la causa o posible causa de la no conformidad.
• Proceso para la Mejora Continua. Este proceso vela porque al interior de Sekuritas en todos los procesos se presente una mejora continua. Este proceso hace seguimiento a las acciones de mejora y su eficacia. Presta soporte a los dueños de los procesos en la mejora de cada proceso.

f. La revisoría fiscal como órganos de control deberá implementar los siguientes controles frente al SARO.

• Evaluar la eficacia y el cumplimiento de los requisitos en el registro de eventos del riesgo operativo y verificar que se encuentre debidamente actualizado.
• Evaluar los procedimientos para el registro del riesgo operativo, analizando el impacto contable y económico que tienen dichos eventos para la compañía.
• Seguimiento permanente respecto a los registros, procedimientos y posibles modificaciones que se generen en el proceso de implementación y puesta en marcha de SARO.
• Presentar informes semestrales sobre el funcionamiento y desarrollo del SARO, analizando de forma detallada cada hallazgo, realizando de forma particular la respectiva recomendación.
• Evaluar que efectivamente se pongan en marcha los correctivos establecidos por la Unidad de Riesgo Operativo para la disminución de los eventos de riesgo operativo que se presenten.

g. Estrategias de capacitación del SARO

La Unidad de Saro será responsable de que se hagan capacitaciones al personal en relación con el SARO por lo menos una vez al año, y a los funcionarios nuevos durante el proceso de inducción.
Cuando se modifique o actualice el SARO de Sekuritas la Unidad de Saro capacitará al personal en relación con las modificaciones.
Se evaluarán los conocimientos del personal en relación con el SARO por lo menos una vez al año.

h. Estrategias de divulgación del SARO.

El manual de SARO estará, de manera permanente, a disposición de los funcionarios de Sekuritas dentro de la carpeta de calidad en la intranent. Igualmente, en los comités técnicos quincenales se actualizará al personal en relación con modificaciones o mejoras que haga la unidad de Saro, y se concretizará al personal sobre la importancia que tiene la detección y control de los Eventos de Riesgo Operativo.

i. Reportes Internos y Externos.

Internos:

Unidad de Saro: Semestralmente elaborará reportes que permitan establecer, de forma individual y consolidada, el perfil de riesgo residual de la entidad.

Representante legal: Entregarán a la Junta Directiva un informe semestral con base en el informe semestral de la Unidad de Saro y en el informe de gestión, al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo operativo.

Revisoría Fiscal: Entregará informes semestrales en relación con la implementación y eficacia del Saro

Externos:

• Publicación: El presente manual se publicará en la página web de Sekuritas con el fin de suministrar al público la información necesaria para que el mercado pueda evaluar las estrategias de gestión del riesgo operativo adoptadas por la entidad.
• Los eventos de riesgo operativo, cuando no afecten el estado de resultados serán revelados en cuentas de orden.
• Las pérdidas, (Cuantificación económica de la ocurrencia de un evento de riesgo operativo, así como los gastos derivados de su atención), cuando afecten el estado de resultados, se registrarán en cuentas de gastos, en el período en el que se materializó la pérdida.
• En las notas a los estados financieros se deben señalar las causas que originaron los eventos de riesgo operativo, revelados en cuentas de orden o registrados en el estado de resultados